Emitir nota fiscal é uma das tarefas mais rotineira de uma empresa. Ter conhecimento deste processo é essencial para todo empreendedor. Quase todas as empresas têm como obrigação o registro de compra e venda de produtos através deste documento, por isso ter conhecimento é fundamental para ter suas obrigações fiscais sempre nos conformes.

Sabemos que muitos empreendedores ainda têm dúvidas sobre a emissão de nota fiscal e a importação deste documento. Para esclarecer e te ajudar com esta tarefa, vamos explicar do que se trata, a sua importância e como emiti-la, evitando assim problemas com o Fisco. 

O que é uma nota fiscal e qual sua importância?

A Nota Fiscal tem como finalidade registrar transferências de um bem ou atividade comercial de serviço prestado. A emissão de NF (Nota Fiscal) é obrigatória em qualquer transação comercial, de acordo com o “Código de Defesa do Consumidor”. Além de ser usada para recolher impostos, como o ISS e ICMS, ela comprova e garante a integridade do consumo e prestação de serviço. Deixar de emitir nota fiscal, caracteriza sonegação de imposto. No entanto, existem algumas exceções para a sua emissão. O Microempreendedor Individual (MEI), por exemplo, é dispensado de emitir nota quando o consumidor é uma pessoa física. Todavia, a emissão se torna obrigatória, quando o destinatário final é uma empresa, ou seja, pessoa jurídica.

O cruzamento das transações financeiras é realizado anualmente pela Receita Federal, no período de declaração do imposto de renda, sendo assim é de suma importância estar com seu controle financeiro e fiscal em dia.

No mercado há diversas empresas que aceitam apenas fornecedores que emitem Nota Fiscal. Sendo assim, para você não perder oportunidades de negócios, vamos aprender um pouco sobre emissão de nota fiscal, evitando com isso transtornos legais e financeiros.

Você já ouviu falar que existem vários tipos de NF (Nota Fiscais)?

Primeiro precisamos entender quais são os tipos de NF (notas fiscais) que existe. Vamos começar com as principais, certo?!

•     NF (Nota Fiscal): este tipo é para registro de venda, compra de produtos, além de ser usado para importação, exportação, retorno e devolução de mercadorias. Dentro deste tipo temos a DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica);

Obs: o DANFE trata-se da representação física do documento Fiscal, que acompanha as mercadorias, servindo apenas como auxiliar para o documento oficial (NF).

•     NFS (Nota Fiscal de Serviços): este tipo é para registro de prestação de serviços. Muito utilizado por médicos, corretores de imóveis, desenvolvedores, representantes comerciais e agências de publicidade;

•     NFC (Nota Fiscal do Consumidor): é o tipo de nota que substitui o modelo de cupom fiscal, conhecida como “Nota Fiscal” que é oferecida para você, sempre que for realizada uma transação direta com o cliente, como no mercado.

Lembramos que todas as notas fiscais são geradas de forma eletrônica, mesmo no caso da NFC, oferecida nos estabelecimentos. Por isso é possível identificar essas notas fiscais em sistemas como o “Nota Fiscal Paulista” através do seu CPF.

Agora que eu sei os tipos de notas fiscais, como eu faço para emiti-las?

O processo de emissão de nota exige que a empresa cumpra alguns requisitos, são eles: Adquirir uma credencial na Secretaria Estadual, Municipal da Fazenda ou Finanças; e obter o Certificado Digital, exceto para a MEI, que precisa apenas da Senha Web disponibilizada pela prefeitura do Município. Portanto, para a emissão da nota, você precisa de:

1.       Identificar o tipo de nota que deve emitir. Para conseguir identificar, você precisa ter conhecimento do serviço que você presta e para quem. Por isso é necessário ter conhecimento do enquadramento fiscal da sua empresa, determinado estrategicamente na constituição da sociedade;

2.       Providenciar a sua credencial na Secretaria Estadual, Municipal da Fazenda ou Finanças. Você pode realizar o cadastro nos órgãos governamentais responsáveis pela operação de cada nota. Para isso você precisa de uma autorização para a emissão do documento, determinada pelo tipo da Nota, por exemplo: se for para emissão de NF ou NFC é preciso contatar a Secretaria Estadual da Fazenda; se for para emissão de NFS é preciso contatar a Secretaria Municipal de Finanças.

3.       Adquirir um Certificado Digital. Ele é utilizado para assinaturas digitais, que garante a segurança das operações realizadas na web. Você pode adquirir o certificado através das Autoridades Certificadoras. Ele pode ser disponibilizado tanto em Pendrive como Cartão.

Parece complexo? Mas, não é!  A emissão de Nota Fiscal é mais simples do que aparenta. Aqui, na Prolink Contábil, descomplicamos quase 90% dos procedimentos, para que você possa emitir as suas notas com facilidade. Diferentemente do que ocorre em outras contabilidades que não prestam um atendimento especializado e estratégico para o seu negócio.