Mensalmente as empresas de contabilidade realizam a entrega de obrigações (documentos contábeis), cálculos de impostos e a geração dos livros obrigatórios de seus clientes para o governo. Para que não ocorram penalidades e fiscalizações é extremamente importante e necessário que os empresários enviem os documentos contábeis e informações que tiveram ou terão algum impacto financeiro e patrimonial em suas empresas.

Vamos listar os documentos contábeis mais comuns que o contador precisa para fazer as devidas escriturações contábeis, lembrando que não são limitados apenas aos documentos contábeis listados.

Documentos Contábeis

1. Movimento Fiscal

1.1. Todas as Notas Fiscais: de entrada e saída, de serviços prestados e tomados, conhecimento de transportes e compra de bens;
1.2. Notas Fiscais de concessionárias: Telefonia e de Energia Elétrica;
1.3. Arquivos Eletrônicos: arquivo na Nota Fiscal Paulista, Redução Z, Arquivos do Sped Fiscal e XML’s das notas fiscais;
1.4. Comprovantes de pagamentos dos impostos: DAS, DARF’s, GARE’s e GNRE’s.

2. Movimento Trabalhista

2.1. Guias de Impostos ou Contribuições: INSS, FGTS, Contribuição Sindical e outras Contribuições Sindicais;
2.2. Recibos de pagamento: Salários, Pró-Labore, Férias, Vale Transporte (compra e entrega) e Atestados Médicos de Funcionários;
2.3. Movimentos e recibos de autônomos e Cooperados.

3. Movimento Contábil/Financeiro

3.1. Extratos: Bancários, de Aplicações, Cartões de Crédito, Posição de Empréstimos e Desconto de Duplicatas;
3.2. Recibos e Contratos: de Locação, de honorários, despesas diversas e contratos a pagar;
3.3. Comprovantes diversos: de despesas e de receitas;
3.4. Arquivos eletrônicos: como extratos em ofx ou Excel;
3.5. Controle de caixa, bem como a posição dos valores recebíveis e a pagar;
3.6. Controle de Estoque;
3.7. Livro de Inventário.

Lembrando que qualquer comprovante ou documentos contábeis que esteja em nome da pessoa física do empreendedor não poderá entrar nas informações fiscais, ou ser contabilizado. Isso acontece porque as contas da empresa e dos sócios devem ser separadas.

A função do contador não é apenas informar o governo sobre as atividades da empresa e emitir uma guia de imposto. O contador pode ser um grande aliado para o empreendedor devido à quantidade de informações que possui: custos, giro de capital, encargos, tributos devidos e pagos. Tudo isso pode ajudar na tomada de decisões e planejamento fiscal e financeiro da empresa.

Toda empresa, com exceção do Microempreendedor Individual (MEI), tem a obrigação de manter um contador. É mais que uma obrigação, o contador é fundamental para cuidar da saúde financeira de um negócio e mantê-lo regular.

Autora: Thaisa Guirao
Contadora – Bacharel em Ciência Contábéis, 17 anos de atuação em multinacionais – Responsável pelo departamento contábil na ProLink.