O e-Social é um sistema online, que foi criado em 2013 com a finalidade de unificar o sistema de informações trabalhistas e previdenciárias dos funcionários, para serem enviados para o governo federal. O que o torna obrigatório para as empresas.

Toda e qualquer companhia, independente do seu porte, e até mesmo as que possuem pelo menos um empregado devem aderir o e-Social, que passou a ser obrigado em 16 de julho de 2018.

Por meio do e-Social, os vínculos empregatícios, admissão, a folha de pagamento, as contribuições previdenciárias, o recolhimento do FGTS, aviso prévio, férias, eventuais acidentes de trabalho e escriturais fiscais, tudo isso terá de ser registrado na plataforma de obrigações trabalhistas.

Essas informações, que eram enviadas individualmente para o INSS, Ministério do Trabalho, Ministério da Previdência ou para a Caixa Econômica Federal, geravam muita burocracia e troca excessiva de dados.

Por um lado, isso tende a simplificar e tornar os recolhimentos mais práticos, além de reduzir os erros de informações, o que podemos considerar um benefício.

As empresas que não se adequarem ficam sujeitas a multa, dependendo do nível de descumprimento das normas de recolhimento, quer dizer, da obrigação que deixou de ser paga, incluindo as pequenas e micros empresas cadastradas no MEI. Mas de outro lado, a fiscalização também fica mais acirrada.

Na opinião de José Ferreira de Souza, coordenador da Prolink Contábil, uma das principais vantagens está ligada à substituição de vários documentos e obrigações exigidas hoje pelo fisco, que serão unificadas, facilitando assim a rotina diária da empresa. Além disso, o novo sistema acaba com a obrigação da guarda de documentos em arquivo físico.

As informações para o e-Social devem ser precisas e entregues no momento exato, explica o coordenador. Isto requer organização e eficiência do profissional responsável pelo controle dos dados, ou seja, o departamento de RH.

A mudança exigirá mais velocidade na troca de informações entre cliente e escritórios de contabilidade, por exemplo. Tudo precisa estar alinhado entre os dois para haver conformidade nos processos e evitar penalidades.

O coordenador da Prolink Contábil, Souza, ressalta que a chegada do e-Social obrigou as empresas a fazerem uma revisão dos dados cadastrais dos trabalhadores, o que possibilitou a qualificação das informações, o que tende a evitar futuros problemas no saque de FGTS, seguro desemprego etc. “Com os dados atualizados haverá mais rapidez na concessão de benefícios do INSS e aposentadoria. Será mais fácil para a Receita Federal encontrar irregularidades”, diz ele.

Para garantir que tudo seja feito no prazo e as informações sejam entregues de maneira correta, as empresas precisam fazer uma revisão na área tributária, previdenciária e trabalhista, para reduzir ou eliminar riscos. “As empresas devem cuidar da adequação da infraestrutura de redes, servidores, velocidade de internet e segurança e capacitar os profissionais envolvidos”, finaliza o especialista.

Microempreendedores no e-Social

A expectativa é a de que perto de 155 mil Microempreendedores Individuais (MEI) com empregados e 2,7 milhões de empresas do Simples Nacional façam seu cadastro no e-Social. E para facilitar os procedimentos, aos pequenos empregadores, será lançado um portal semelhante ao e-Social do Empregador Doméstico.

Dessa forma, para esses empregadores não será preciso construir nenhum sistema eletrônico, porque os dados serão informados diretamente no site do sistema. A entrada nesse ambiente se dará por meio de código de acesso, o mesmo usado no portal da Receita Federal, o e-CAC, sem a necessidade de uso do certificado digital.

O empregador sem funcionário não está obrigado a aderir ao e-Social, mas deverá acessar anualmente o sistema para confirmar que não está obrigado a essa escrituração. Já aquele que tiver mais de um funcionário será obrigado não só à adesão como também a ter certificado digital.