A empresa está crescendo e o seu contador não acompanha esse movimento. Alguns prazos não estão sendo cumpridos e surgem aqui e ali, erros ou atrasos no cálculo de tributos e, por consequência, o pagamento de guias com multas.

Há ausência de informações, falta de retorno às ligações e e-mails. Ocorre, ainda, aquela sensação de que sua empresa paga mais impostos do que as concorrentes.

Os balancetes não espelham a realidade do negócio, chegam tarde demais, e fica difícil tomar decisões com base nos demonstrativos contábeis. Aí vem uma autuação fiscal inesperada… 

É a gota d’água que leva o empresário a trocar de contador.

O que devo fazer para trocar de contador?

Essas queixas são as mais ouvidas por contadores ao receberem a visita de um empresário em busca de orçamento de serviços contábil, fiscal e trabalhista.

Este momento, é crucial, pois não há espaço para uma decisão equivocada, que possa comprometer o crescimento do negócio.

1 – Apoie-se em indicações de outras empresas – de tamanho e de áreas semelhantes à sua –, que estejam sendo bem atendidas por uma assessoria contábil.

2 – Visite a empresa contábil à qual deseja pedir orçamento; conheça sua estrutura física e de TI e o grau de organização do ambiente. Verifique se seus softwares se integram à tecnologia oferecida pelo contador e qual o nível de automação dos processos que ele oferece.

3 – Convide o possível novo contador a visitá-lo e exponha detalhadamente o seu negócio, sua estrutura, seu quadro de colaboradores e peculiaridades, seu modelo de tributação e suas experiências negativas com o contador atual. Pergunte-o qual a possibilidade de o atendimento ser de forma diferente, dentro de suas expectativas.

4 – Questione o possível novo contador sobre aspectos específicos de seu negócio. Ele deverá demonstrar conhecimento sobre tributação, licenças, exigências da sua atividade e respondê-lo adequadamente. Você deve sentir segurança nesse novo fornecedor.

5 – Conheça a lista de empresas atendidas pela assessoria contábil e escolha algumas delas para manter contato e obter informações sobre o atendimento recebido. As redes sociais são hoje também um meio eficiente de se verificar o que andam dizendo sobre um escritório contábil e constatar sua reputação.

6 – Comunique o rompimento de contrato com antecedência mínima de dois meses, para que o contador se prepare e você também não precise pagar eventuais multas.

7 – Solicite da nova contabilidade a relação de documentos que o seu antigo contador deverá apresentar. O novo fornecedor poderá, inclusive, ajudá-lo nesse processo de transição, caso você não queira intermediar a conversa entre os dois contadores.

8 – Não poderá haver resistência ou demora da contabilidade antiga quanto à entrega de documentos para a nova contabilidade. Tal operação é garantida por regras profissionais dos Conselhos Regionais de Contabilidade.

9 – As falhas cometidas pelo seu contador antigo são passíveis de reparos e devem ser evitadas com controle de procedimentos. Portanto, certifique-se com o antigo contador sobre a garantia desses reparos e verifique com o novo contador se ele possui um fluxo de procedimentos.

10 – A mudança do serviço contábil pode ser feita a qualquer tempo, porém é mais indicada logo após o fim do período fiscal.

11 – Atenha-se, primeiro, à qualidade do serviço prestado e, depois, ao preço dos honorários. O barato, nesse tipo de serviço, poderá sair muito caro.

12 – Ao analisar um orçamento, verifique todos os serviços inclusos e os itens cobrados separadamente. Em alguns casos, os adicionais superam o orçamento de outras assessorias contábeis consideradas inicialmente “mais caras”.

13 – Em alguns casos, o passado contábil e as obrigações acessórias merecem ser revistos, de forma a corrigir erros e evitar qualquer vulnerabilidade em ato de fiscalização, com chance de autuações e multas por desacordo com os documentos contabilizados. Verifique com o novo fornecedor contábil se é possível contratar, à parte, esse serviço de revisão.

14 – Após a contratação da nova assessoria contábil, apresente seus principais gestores aos novos profissionais de contabilidade, numa reunião de integração. É importante definir prazos, entregas e obrigações de cada um no processo. Dessa forma o trabalho será fluido, consistente e livre de erros.

15 – Assegure-se de fazer um contrato bem detalhado com o novo fornecedor, resguardando sua empresa de eventuais prejuízos derivados de erros técnicos contábeis.

Por que terceirizar a contabilidade?

A contabilidade é uma das atividades mais propensas à terceirização nas empresas brasileiras. Muito antes de outsourcing virar tendência, na década de 90, com o objetivo de deixar o empresário se concentrar em suas atividades fim, os escritórios de contabilidade já ocupavam seu espaço, assessorando negócios de todos os portes e segmentos econômicos.

Em um país com um sistema tributário complexo, mutante e repleto de exigências, manter uma estrutura contábil interna tem significado, na maioria dos casos, custos impraticáveis e, também, risco de autuações e multas por não atender plenamente às leis.

Com nuances normativas tão diferentes, confiar numa assessoria contábil especializada tornou-se vital para o crescimento de muitos negócios, sejam estes do setor de comércio, indústria ou serviços. Existem hoje 68 mil escritórios de contabilidade em todo o País, segundo dados do CFC.

Eles respondem por grande parte da demanda contábil de pequenas e médias empresas. Empresas de grande porte, com vários ramos de atividade, também vêm buscando essa terceirização.

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Fonte: G Brasil 

Por Diva de Moura Borges